CARA PENYERAHAN ARSIP
1. Lembaga Negara / Badan
Pemerintahan yang akan menyerahkan arsipnya wajib berkonsultasi dengan
Arsip Nasional.
2.
Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan
diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip. 3. Lembaga-lembaga Negara / Badan-badan Pemerintahan di tingkat pusat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional Pusat.
4. Sementara menunggu dikeiuarkannya peraturan perundangan yang mengatur tentang Arsip Nasional Daerah, Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah hendaknya.
a. Bila telah terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerahnya menyerahkan arsip-arsipnya kepada Perwakilan Arsip Nasional di Daerah yang bersangkutan.
b. Bila belum terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerahnya menahan / menyimpan untuk sementara arsip-arsipnya di unit kearsipan / Pusat penyimpanan arsipnya masing-masing.
COMPACT ROLLING SHELVING (ROLL-O-PA CT)
Lemari penyimpan arsip yang
disusun sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain
dengan ringan dan mudah
COMPACT ROTARY FILING
Sistem file bertingkat semacam rotary filing system hanya berada
atau dimasukkan dalam lemari.
COMPUTER
Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi / program yang diberikan
serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.
DATA PLAN TRAY FILING SYSTEM
Semacam baki yang terbuat dari
plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertical ataupun
kombinasi antara horizontal dan vertikal.
DESK TRAY
Tempat untuk menympan arsip yang
dapat diletakkan diatas meja atau diatas peralatan lainnya.
DESKRIPSI
Rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang dimaksudkan sebagai
sarana penemuan, terdiri dari lima
unsure: bentuk redaksi, isi singkat, tingkat perkembangan, tanggal dan bentuk
luar.
DESKRIPSI ARSIP
Gambaran informasi secara menyeluruh dari khasanah/koleksi arsip
dapat dengan jalan mendeskripsi arsip. Pendeskripsian arsip biasanya
menggunakan kertas fisches dengan ukuran tertentu.
DINAS ARSIP DAN DOKUMENTASI
Perangkat pelaksana Daerah dalam
bidang kearsipan dan dokumentasi,
disebut juga Arsip Jayakarta (SK. Gubernur KDKI Jakarta Nomor 396 tahun
1977). Berdasarkan Peraturan
Daerah Propinsi Daerah Khusus lbukota Jakarta Nomor 3 Tahun 200 tentang Bentuk
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Propinsi
Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Dinas Arsip dan Dokumentasi Propinsi OKI Jakarta menjadi Kantor Arsip
Daerah Propinsi OKI Jakarta.
DISPOSAL
Kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan lagi, sehingga arsip tersebut tidak perlu disimpan.
DOKUMENTASI
Kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam bentuk tulisan, cetakan,
rekaman maupun gambar-gambar yang dilakukan secara selektif, sehingga dapat
bermanfaat bagi kepentingan
kehidupan kemanusiaan.
DOKUMEN
Warkat asli yang dipergunakan sebgai alat pembuktian atau sebagai
bahan untuk mendukung suatu keterangan, berupa semua bahan pustaka, baik yang
berbentuk tulisan, cetakan maupun yang berbentuk rekaman lainnya seperti pita
suara/kaset, video tapes, film, fitrip, slide, microfilm, micrifiche, gambar
dan foto.
DOKUMEN DAERAH
Dokumen berupa karya tulis/cetak yang isinya mengandung gagasan
atau saran tentang penyelenggaraan kehidupan Daerah yang bersifat umum baik
nilai materi maupun keterbukaannya.
DOSIR
Himpunan arsip suatu urusan
tertentu yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan.
DOSIR CANDAK
Hasil proses penghimpunan arsip
suatu urusan tertentu yang penggarapannya belum rampung, yang terdiri dari
berbagai masalah yang saling berkaitan.
DOSIR IRAS
Hasil proses penghimpunan arsip
suatu urusan tertentu yang penggarapannya belum rampung atau sudah rampung yang
terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan yang merupakan
pelengkap/pendamping dosir tuntas atau dosir candak.
DOSIR PELAKSANAANNYA
1.
Penetapan arsip tulis dilakukan dalam bentuk berkas dan arsip
inaktif dilakukan dalam bentuk dosir;
2.
Arsip tulis aktif yang dikuasai oleh Sekretaris Pengolah
dikelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu urusan, dihimpun dalam suatu
berkas;
3.
Berkas arsip inaktif yang dikuasai oleh Induk Tata usaha yang
masalahnya saling berkaitan mengenai suatu urusan, dihimpun dalam suatu dosir.
DOSIR TUNTAS
Dosir suatu urusan tertentu yang penggarapannya tuntas yang terdiri
dari berbagai masalah yang saling berkaitan.
EKSPEDITUR
Pegawai Kearsipan yang bertugas
mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim.
FILE
Merupakan jenis arsip aktif yang
masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip
ini masih terdapat di unit kerja.
FILING
Proses kegiatan menata, mengatur/menyusun dan menyimpan arsip
secara sistematis, sehingga dengan mudah dan cepat arsip tersebut dapat
ditemukan kembali setiap saat diperlukan.
FILING KABINET
Lemari arsip yang terdiri dari
laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal.
FILING (TUJUANNYA)
1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat
2.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
FOLDER
Alat dari karton yang dipergunakan untuk menempatkan lembaran arsip
agar memberkas. Folder semacam map yang memiliki tab untuk penulisan indeks
ataupun kode arsip didalamnya. Jika penataannya secara vertical tab berada di
atas sebelah kanan, dan jika penataannya secara lateral tab berada di samping.
FORMASI KEARSIPAN
1. Agendaris
2.
Arsiparis 3. Espeditur
4. Kurir
5. Pengganda
FUMIGASI
Merupakan suatu tindakan
pengasapan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.
FUNGSI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
1. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha
pengembangan kearsipan nasional.
2.
Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis 3. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan latihan
4. Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan pemerintahan dan Badan-badan lainnya.
5. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari badan badan Swasta dan Perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional.
6. Mengolah dan mengatur arsip-arsip yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan Pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum
7. Menyelenggarakan hubungan dan kerja sama dengan badan-badan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.
FUNGSI ARSIP
1. Sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan dan
penentuan kebijaksanaan;
2.
Sebagai alat pertanggungjawaban , baik tanggungjawab moral maupun finansial 3. Sebagai pusat ingatan
4. Sebagai alat pembuktian yang otentik;
5. Sebagai ukuran tertib tidaknya suatu organisasi
6. Sebagai bahan penelitian ilmiah
7. Sebagai pedoman kerja.
FUNGSI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DKI
JAKARTA
1. Melaksanakan penyusunan rencana dan program
di bidang Kearsipan Daerah.
2. Melaksanakan pembinaan koordinasi di bidang
kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah; 3. Melaksanakan penelitian dalam upaya pengembangan system dan pelayanan informasi Kearsipan Daerah;
4. Melaksanakan penilaian arsip inaktif dalam rangka penyusutan arsip;
5. Melaksanakan penilaian dan akuisisi arsip statis dalam rangka penyelamatan bahan pertanggungjawaban Daerah;
6. Melaksanakan penggalian dan penelusuran arsip dan dokumen kedinasan, swasta dan perorangan yang berhubungan dengan penyelenggaraan daerah serta perkembangan kota Jakarta;
7. Melaksanakan penyelenggaraan hubungan kerjasama bidang Kearsipan;
8. Melaksanakan pengelolaan dukungan teknis administratif.
GUNA ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu
atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan
arsip/dokumentasi yang efektif; 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief)
GUNA DAFTAR DAN JADWAL RETENSI
1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dan
arsip inaktif
2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip; 3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya;
4. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
5. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
GUNA MIKROLIMISASI
1. Kegunaan mikrofilmisasi arsip/dokumen
adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari-hari dan
penyelamatan (pengawetan/penyimpanan)
2. Nilai guna mikrofilmisasi adalah sama
dengan nilai arsip atau dokumen asli dalam arti materiil. 3. Nilai guna tersebut adalah bersifat nilai administrasi nilai hukum, nilai sejarah, nilai ilmiah, dan nilai keterpaduan kepentingan antar satminkal.
GUNSEIKABU KOBUNSYOKUN
Kantor Arsip di Jakarta pada masa Pendudukan
Jepang (1942)
HAK REKAM SASARAN DAN PENYELENGGARAAN
1. Perekaman untuk film movie, film foto dan
suara dapat dilaksanakanoleh Satminkal, sebagai pemegang Hak Rekam.
2. Perekaman arsip dan dokumen dalam microfilm
dilaksanakan oleh Biro Umum, Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta 3. Dalam menentukan kejadian/peristiwa yang akan direkam mempergunakan formulir
HISAP DEBU
Suatu usaha membersihkan/membebaskan arsip
dokumen dari debu dengan menggunakan mesin ‘VACUM CLEANER’ ( Penghisap Debu).
HUKUM PIDANA
1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum
memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini
dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2.
Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a
Undang-undang ini, yang dengan senagaj memberitahukan hal-hal tentang isi
naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau
pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
3. Tindak
pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan
Peraturan Perundangan.
INDEKS
Suatu
tanda atau nama yang diberikan pada lembaran atau kelompok arsip sebagai tanda
pengenal untuk memudahkan pencarian dan penemuannya.
INDEKS
Sarana penemuan kembali surat dengan cara
mengidentifikasikan melalui penunjukan suatu tanda pengenal.
INDEKS RELATIF
Daftar
masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun yang masalah dan
kodenya disusun secara abjad.
INFORMASI
Informasi pada dasarnya adalah data yang telah
diolah atau merupakan hasil pengkajian yang kemudian dikirimkan kepada
orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi. Informasi sebagai satu
kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi merupakan suatu
keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari pengumpulan
data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan si
penrima atau pengguna layanan informasi.
INVENTARISASI ARSIP
Suatu kegiatan pencatatan semua koleksi arsip
yang memiliki atau disimpan, baik secara lembar per lembar atau secara
berkelompok/berkas arsip.
JADWAL RETENSI ARSIP
Daftar
yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai
penyusutan arsip.
JADWAL RETENSI
Jadwal retensi Arsip adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi
arsip)ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga
obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut. Jadwal Retensi Arsip
disusun oleh suatu Panitia yang terdiri dari Pejabat yang benar-benar memahami
kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan
tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa
Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah Kepegawaian.
Rancangan
Jadwal Retensi Arsip yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut perlu
mendapatkan persetujuan Kepala Arsip nasional terlebih dahulu sebelum
ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan
sebagai Jadwal Retensi Arsip yang untuk lingkungan organisasinya.
Untuk
Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan
pendapat dari Menteri Dalam Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan
penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Tiap-tiap perubahan
Jadwal Retensi Arsipharus menempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas.
1. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar
nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip.
2. Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk
digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.
3. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa
daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan
arsip.
4. Jadwal Retensi Arsip sebagaiman dimaksud
ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintahan
masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
5. Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan
atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan
Pemeriksa Keuangan dan atau Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
6. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah
ditetapkan sesuai dengan ketentuan terlebih dahulu memperhatikan pendapat
Menteri Dalam Negeri.
JARINGAN INFORMASI
Jaringan
kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara terpadu dan
diolah secara professional.
JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM
Arsip
rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan
mikrofilm.
1. Pada arsip film movie, film yang
dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan
kepekaan cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara.
2. Sasaran film movie adalah kronologi proses
suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau
jurnal. 3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna atau hitam putih.
4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon/statie dan cabinet.
5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil.
6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan ukuran kecepatan (speed) tertentu.
7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi/suara akustik yang bernilai administrasi, hokum, sejarah dan ilmiah.
8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih.
9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip/dokumen.
KARTU KENDALI
Isian
(Kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat
penting. Kartu kendali juga berfungsi sebagai alat penyimpanan surat, dan
penemuan kembali.
KEGIATAN KEARSIPAN
Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan
dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan
kearsipan.
KEGIATAN PENATAAN
1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah
sebagai berikut:
a. Penyiangan/penyortiran menurut materi dan keadaan fisik
b. Penyusutan/retensi
c. Restorasi
d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah
dalam suatu berkas. e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan dosir tuntas.
f. Inventarisasi isi berkas dan dosir 9contoh model pada lampiran III)
g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V)
h. Pengemasan dalam/folder dan box.
i. Pengkodean (codenering).
j. Penyimpanan berkas atau dosir.
2. Lembar arsip tulis inaktif pada map/folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral)
3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah
Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut:
a. Berkas menurut Satmikal; b. Dosir menurut judul urusan.
KARTU PETUNJUK SILANG
Kartu yang digunakan untuk memberikan petunjuk
pada suatu dokumen yang mempunyai masalah lebih dari satu.
KEGUNAAN ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu
kejadian atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan
arsip/dokumen yang efektif; 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan.
KERUGIAN AZAS SENTRALISASI
1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan
kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan
beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang
memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin
tidak atau sistematis
3. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan
sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan
KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI
Pengawasan
agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI
1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi
organisasi secara menyeluruh
2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis
arsip yang dimiliki secara keseluruhan
3. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.
KEUNTUNGAN MICRO FILM
1. Meringankan pelayanan penelitian
2. Menjamin keamanan arsip 3. Preservasi
4. Pengamatan ruangan
KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI
Arsip
yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur
tidak sulit.
KERUGIAN MICRO FILM
1. Perawatan yang mahal
2. Adanya penambahan komponen lain 3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang
KLASIFIKASI
Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan
kelompok masalah.
KODE ARSIP
Tanda
yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa
masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
KOMPUTER
Serangkaian
alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan
instruksi/program yang diberikan serta dapat menampilkan dan menyimpan
keterangan bilamana diperlukan.
KURIR
Pegawai
yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.
LABEL
Petunjuk
yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat
penyimpanan arsip (map, boks dan lemari arsip).
LAMINASI
Menutup
selembar kertas diantara dua lembar plastik yang diletekkan diatas hidrolik
press yang berujung rata, akibat dari kekuatan penekanan dan panas akan
menggabungkan dua lembar kertas.
LANDS ARCHIEF
(Lihat Arsip Nasional Republik
Indonesisa)
Kantor Arsip Negara di Jakarta
didirikan tahun 1892
LAYANAN JASA DAN BAHAN KEARSIPAN
Kegiatan penyediaan dan pemberian
informasi dari atau mengenai arsip serta penyajian arsip untuk kepenteingan
pengguna arsip, termasuk penyediaan salinan atau reproduksi apabila diperlukan.
LAYANAN KARYA ARSIP PROGRAM PANDANG DENGAR
Menyediakan karya-karya produksi bahan pandang
dengar yang isi dan informasinya berasal dari koleksi arsip pandang dengar
untuk keperluan apresiasi kearsipan.
LEMARI ARSIP
Lemari
yang terbuat dari kayu atau metal yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam
bentuk arsip, misalnya : roll film, ordner dan lain-lain.
LEMBAR DISPOSISI
Lembaran
untuk menuliskan disposisi suatu surat-surat baik yang diberikan ke atasan ke
bawahan maupun sebaliknya.
LEMBAR PENGANTAR
Formulir
yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa dari unit
kearsipan ke unit pengolah.
LEMBAGA NEGARA
1. Lembaga
tertinggi Negara, adalah: Majelis
Permusyawaratan Rakyat
2. Lembaga Tinggi Negara, adalah:
· Mahkamah Agung
· Badan Pemeriksa Keuangan
· Dewan Perwakilan Rakyat
· Presiden
· Dewan Pertimbangan Agung
LEMBAGA ARSIP DAERAH
Perangkat pelaksana daerah dalam bidang
kearsipan dan dokumentasi yang terdapat pada Pemerintah Daerah (Propinsi,
Kabupaten/Kota) lembaga arsip daerah disebut juga Pusat Arsip.
MIKRODILMISASI
Untuk
menunjang peningkatan daya guna dan hasil guna pengelolaan arsip/dokumen dalam
kegiatan administrasi.
MANFAAT ARSIP
1. Dalam bentuk kegiatan organisasi:
· Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi;
· Sebagai bahan pengambilan
keputusan/kebijaksanaan
· Sebagai bahan membuat perencanaan
· Sebagai bahan untuk penyusunan program
· Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan
· Sebagai bahan evaluasi dan laporan
2.
Bahan pertanggungjawaban antar generasi
3.
Bahan penulisan sejarah
MAP FOLDER
Wadah
atau tempat penyimpanan arsip yang akan ditempatkan dalam filing kabinet
MENYIANGI
Menyiangi (Weeding) adalah memisahkan antara
arsip-arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan arsip yang sudah
tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan kerja yang bersangkutan
METODE
Cara
yang telah menjadi pasti karena ketepatannya merupakan pola dalam melakukan
sesuatu pekerjaan.
MIKROFIMISASI
Perekaman
arsip / dokumen dalam microfilm.
MIKROFILMISASI (TUJUANNYA)
1. Menyelamatkan dan mengawetkan materi
arsip/dokumen dan sekaligus bentuk fisiknya.
2. Mempercepat dan mempertepat poenemuan kembali
arsip/dokumen.
3. Menghemat ruangan kerja, karena fisik
arsip/dokumen dapat dipindahkan ke tempat lain.
4. Mempermudah penggunaan jasa arsip/dokumen.
MIKROFILM
Suatu
alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.
MIKROFILMISASI (PEDOMAN)
1. Penentuan arsip/dokumen yang dapat direkam
dalam microfilm berpedoman pada Daftar Jadwal Retensi dan juga didasarkan pada
nilai simpan, kelangkaan, keadaan, fisik dan frekwensi penggunaan.
2. Perekaman arsip/dokumen selain yang telah
dibakukan harus dengan persetujuan PUSMINDA dan Kantor Arsip Daerah propinsi
DKI Jakarta 3. Perangkat Organisasi Daerah yang berwenang untuk merekam arsip/dokumen dalam mikrofil adalah Sekretariat Wilayah Daerah cq. Biro Umum untuk arsip dinamis dan Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta untuk arsip inaktif.
MIKROFILM (KEGUNAANNYA)
1. Untuk menunjang kelancaran kegiatan
operasional sehari-hari dan penyelamatan (Pengawetan/penyimpanan)
2. Nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai
arsip/dokumen asli dalam arti materiil.
3. Dalam arti materiil sama dengan nilai
arsip/dokumen.
MIKROFILM (SASARANNYA)
1. Dosir (candak dan rias) arsip inaktif
2. Warkat/eksemplar arsip dinamis aktif yang
nilai guna fiscal/komtabel, hokum, teknis lapangan (engineering) 3. Prosuk hukum daerah yang tidak dimuat dalam lembaran Daerah, termasuk Surat Keputusan Kepegawaian Pejabat Teras Daerah.
4. Berita Daerah
5. Hasil dan risalah rapat/sidang DPRD
6. Arsip/dokumen yang disimpan abadi, tetapi keadaan fisiknya sudah tidap dapat dipugar (restorasi)
MIKROFILM TERDIRI DARI
1. Alat pemotret, yang dihasilkan foto dalam
bentuk klise (negatif film) yang kecil.
2. Roll Film, adalah klise (negatif Film)
untuk menampung hasil pemotretan 3. Alat pemrose, adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar.
4. Alat pembaca dan pencetak, adalah alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar serta mencetaknya bila diperlukan.
MIKROFORM
Hasil proses mikrofilmisasi arsip/dokumen
berbentuk roll (cassette, cartridge) dan potongan aperture, strip, ficle.
MOBILE PLAN FILING SYSTEM
Alat
untuk menyimpan gambar, kartu-kartu map, cetakan dan lain-lain secara vertical
(digantungkan).
NILAI GUNA ADMINISTRASI
1. Dalam arti luas sebagai proses kerjasama
antar aparatur pemerintah dalam suatu instansi pemerintah dalam rangka
melaksanakan tugas pokok, fungsi dan misi instansi pemerintah dimaksud dengan
mendayagunakan sumber-sumber daya secara efesien.
2. Dalam arti sempit diartikan sebagai
kegiatan ketatausahaan kantor, pada hakekatnya merupakan kegiatan pengumpulan
pengelolaan, penggandaan, penyaluran dan penyimpanan atas warkat/dokumen yang
dipergunakan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
NILAI GUNA ARSIP
1. Nilai guna administarsi
2. Nilai guna hukum 3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna kebijaksanaan
5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian
NILAI GUNA HUKUM
Bahwa
arsip/dokumen mempunyai nilai yang sangat diperlukan dalam upaya melengkapi
alat bukti utama dalam proses peradilan.
NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN
Dalam
rangka melaksanakan tugas dan fungsinya setiap pimpinan structural selalu
terlibat dalam proses penentuan kebijaksanaan dan pengamilan keputusan.
NILAI GUNA KEUANGAN
Setiap
instansi pemerintah wajib mempertanggungjawabkan setiap kegiatan yang dananya
bersumber dari uang negara yang digunakan untuk membiayai kegiatan yang
dilaksanakan.
NILAI GUNA PENELITIAN
Arsip/dokumen
mempunyai nilai sangat penting dalam mendukung berhasilnya kegiatan penelitian
khususnya dalam rangka penyediaan data, fakta dan informasi yang relevan dengan
obyek penelitian. NILAI GUNA PELAKSANAAN KEGIATAN
Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah merupakan pelaksanaan rangkaian program yang saling berkaitan antar aprogram terdahulu, program sekarang dan program yang akan datang.
NILAI GUNA SEJARAH
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam penulisan sejarah agar dapat lebih mendekati kebenaran dan dapat dipercaya.
ORDNER
Semacam map dan karton tebal yang dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dipervoratar/dilobangi pinggirnya.
ORGANISASI PROFESI KEARSIPAN
Organisasi uang mengkhususkan kegiatannya pada keahlian/keilmuan di bidang kearsipan.
ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS DKI JAKARTA
Sekretaris Daerah
Pusat Administrasi Daerah
1. Satuan Administrasi Pangkal
· Sekretaris Daerah (Bapeda, Inspektorat) Wilayah/Daerah, Direktorat, Biro.
· Sekretaris Dewan Perwakilan Daerah
· Pemerintah Kota Administratif
· Kecamatan
· Kelurahan
· Dinas/Kantor
· Instansi di lingkungan organisasi Daerah DKI Jakarta
· Induk Tata Usaha
· Cabang Tata Usaha
ORGANISASI KEARSIPAN
Untuk penguasaan kearsipan, Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari:
· Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah.
· Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional.
PEDOMAN KEARSIPAN
Suatu naskah tertulis yang berisi segala
karangan yang diperlukan mengenai pekerjaan arsip/dokumen dalam suatu
organisasi
PELAKSANAAN PENATAAN
1. Penataan arsip tulis aktif dilakukan dalam
bentuk berkas dan arsip inaktif dilakukan dalam bentuk dosir
2. Arsip tulis aktif yang dikuasai oleh
sekretaris pengolah dikelompokkan menurut kesamaan masalah dalam suatu urusan,
dihimpun dalam suatu berkas. 3. Berkas arsip inaktif yang dikuasai oleh induk Tata Usaha yang masalahnya saling berkaitan mengenai suatu urusan, dihimpun dalam suatu dosir.
PEMELIHARAAN ARSIP
Suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan merawat agar arsip terjamin.
PEMBERIAN ARSIP
Usaha pengurangan arsip (penyusutan) of Care memindahkan
arsip aktif dari unit kerja atau file aktif ke pusat penyimpanan arsip atau
file inaktif.
PEMUSNAHAN ARSIP
Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik yang
sudah berakhir ungsinya serta tidak memiliki nilai guna.
PEMUSNAHAN ARSIP, DENGAN CARA:
Pemusnahan arsip adalah tindakan kegiatan secara fisik
yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik maupun
bentuknya. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan 10 (sepuluh)
tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga negara/badan
pemerintah masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan panitia penilai
arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan
dan atau dari Badan Administrasi setelah mendapat persetujuan dari Arsip
nasioanl.
Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang
berbentuk Badan Negara atau Badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya
diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan
persetujuan Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara, tetapi tetap dengan
memperhatikan pendapat dari Arsio Nasional.
Bilamana dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan
terdapat keragu-raguan maka dipergunakan nilai yang paling tinggi.
PENATA ARSIP
Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan
memeilhara arsip.
PENATAAN ARSIP
Penataan adalah penggarapan arsip/dokumen daerah setelah penanganan surat menyurat berkahir, berupa penyimpanan (filing) menurut masalah, penyusutan, pemberkasan, pendosiran, perawatan/restorasi, penyimpanan abadi penemuan kembali guna pelayanan.
PENDAFTARAN ARSIP
Membuat sarana penemuan arsip berupa daftar berkas arsip
inaktif baik sebagian maupun keseluruhan khasanah arsip dari suat
lembaga/badan.
PENDOSIRAN
Suatu kegiatan penghimpunan arsip suatu urusan atau obyek
tertentu yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan atau
berhubungan.
PENGGANDA
Pegawai yang bertugas memperbanyak surat warkat/arsip.
PENGGANDAAN
Kegiatan dalam bidang kearsipan atau tata usaha yang
memperbanyak sesuatu arsip/dokumen dalam jumlah yang cukup banyak sesuai dengan
kebutuhan yang diperlukan.
PENGELOLAAN ARSIP
Segala kegiatan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan kearsipan.
PENGUASAAN ARSIP/DOKUMEN DAERAH
1. Penanggungjawab penguasaan arsip/dokumen Daerah adalah Gubernur Propinsi
DKI Jakarta
2.
Pelaksanaan harian penguasaan arsip/dokumen Daerah adalah Sekretaris Wilayah
Daerah 3. Penanggungjawab atas pembuatan/penerimaan arsip/dokumen dalam suatu satminkal adalah pimpinan satminkal yang bersangkutan.
PENILAIAN ARSIP
Suatu kegiatan menilai arsip dalam rangka menetapkan
arsip disimpan permanen dan perawatan fisik yang berdasarkan atas sejumlah
kriteria tertentu yang menyangkut segi historis, artistik, tehnik dan kondisi
fisik.
PENILAIAN INVENTARIS ARSIP
Melakukan evaluasi terhadap inventaris arsip.
PENILAIAN SENERAI ARSIP
Melakukan evaluasi terhadap senerai arsip.
PENITIPAN ARSIP
Adalah penitipan dokumen/arsip yang disimpan/dirawat,
sedangkan penguasaannya tetap pada SATMINKAL Penitip yang bersangkutan.
PENYELAMATAN ARSIP
1.
Lembaga-lembaga Negara atau badan-badana
Pemerintahan yang mengetahui adanya dan atau mengetahui akan dimusnahkannya
arsip Badan-badan swasta dan atau perorangan sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf b Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 serta arsip tersebut dianggap bernilai
guna bagi bidang tugasnya masing-masing atau bagi kehidupan kebangsaan pada
umumnya wajib ikut menyelamatkannya dan atau melaporkan kepada Arsip Nasional.
2.
Berdasarkan adanya laporan dan atau karena
mengetahui sendiri Arsip Nasional mengambil tindakan pengamanan atau
penyelamatan arsip-arsip.
PENYELENGGARAAN
TATA KEARSIPAN
1. Tata kearsipan dilaksanakan dengan memeprgunakan kartu kendali
sebgai sarana penataan arsip, dan jadwal retensi sebagai sarana penyusutan.
2.
Ketentuan-ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan Departemen Dalam Negeri
seperti dimaksud pada ayat (1) pasala ini diatur dalam lampiran I keputusan
ini.
PENYERAHAN
ARSIP
Arsip yang
mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi
sudah tidak lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah
melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut:
1. Bagi arsip
yang disimpan oleh Lembaga-lembaga
Negara atau Badan-Badan Pemerintahan di Tingkat Pusat harus diserahkan kepada
Arsip Nasional Pusat;
2. Bagi arsip yang disimpan oleh
Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip
Nasional Daerah. Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dilakukan
sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan
dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan
Arsip dari Arsip-arsip yang diserahkan.
PENYIMPANAN
Suatu kegiatan
penyusunan arsip ke dalam map, boks dan lemari secara teratur berdasarkan
sumber asal dan kelompok masalah ataupun berdasarkan seri, berkas/dosir, dan
secara kronologis.
PENYORTIRAN
Kegiatan memilah-milah arsip dan yang bukan arsip termasuk arsip
yang tidak bernilai guna lagi.
PENYUSUNAN RANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP
Menyusun jadwal retensi arsip
dari rancangan hingga layak diajukan kepada Kepala Arsip Nasional.
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkunagan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan
masing-masing;
2.
Memusnahkan arsip sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang berlaku;
3.
Menyerhakan arsip statis oleh unit kearsipan
kepada Arsip Nasional.
· Penyusutan arsip di lingkungan Departemen Pertahanan Keamanan
karena sifat khusus dan fungsinya, bilamana dapat diatur dalam ketentuan
tersendiri dengan berpedoman pada Peraturan Pemerintah ini.
· Penyusutan arsip yang dimaksud dalam peraturan Pemerintah ini
dilaksanakan dengan memperhatikan kerahasiaan dan sifat kerahasiaan sesuatu
arsip.
· Penyusutan dan pemusnahan arsip yang telah dalam penguasaan Kantor
Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta, Berpedoman pada Daftar Jadwal Retensi serta
disaksikan oleh SATMINKAL yang bersangkutan pada PUSMINDA.
· Semua pembiayaan sebagai akibat pelaksanaan Peraturan Pemerintah
ini dibebankan pada anggaran belanja masing-masing Lembaga negara atau
badan-badan Pemerintah yang bersangkutan.
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP
1. Filing Kabinet
2. Ordner
3. Baki surat (Letter Tray)
4. Brankas (Safe Keeping Document)
5. Rak buku (lemari terbuka)
6. Lemari Arsip
7.
Visible record cabinet
8.
Compact rolling shelving (roll o-pact)
9.
Rotary Filing System
10. Compact
rotary filing
11. Vertikal
plan filing system
12. Data plan
tray filing system (kardex)
13. Retrix
14. Memory
writer
15. Microfilm
16. Komputer
17. Desk tray
18. Rollafile
trolley
PERSONIL ARSIP (SYARATNYA)
1. Ketelitian
2.
Kecerdasan 3. Kecermatan
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu memegang/menyimpan rahasia
8. Peramah, sopan santun
9. Kesabaran/tidak emosional
10. Memiliki keahlian dibidang kearsipan
PERUSAK ARSIP
Arsip
rusak karena faktor:
·
Biologis (iklim tropis, kelembaban)
·
Phisik (cahaya, panas, air)
·
Kimiawi (gas acidic)
·
Banjir, kebakaran, ulah manusia
POLA KLASIFIKASI ARSIP
Pengelompokan arsip berdasarkan
masalah-masalah sistematis dan logis serta disusun berjenjang dengan
tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
FOGGING/PENGASAPAN
Suatu cara untuk mengkaliskan atau membebaskan arsip/dokumen dari
hama/serangga, dengan cara menyemprotkan pestisida ke dalam ruangan arsip.
PUBLIC RECORD OFFICE
Kantor Arsip Nasional di Inggris,
didirikan tanggal 14 Agustus 1838.
PRESERVASI
Usaha
untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
PROSES PENYIMPANAN
1. Memisah-misahkan arsip (segregating)
2. Meneliti arsip (examining)
3. Memasukkan arsip (assembling) 4. Mengklasifikasikan arsip
5. Mengindeks arsip
6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
7. Menyusun arsip
8. Memfile arsip
PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP
1. Penyortiran
2.
Retensi 3. Klasifikasi
4. Inventarisasi
5. Indeks
6. Label/Tiket
7. Penyimpanan
PUSAT ARSIP
Tempat atau gedung penyimpanan arsip inaktif disebut juga
intermediate storage. Bagi organisasi besar layak memiliki pusat arsip yang
menyimpan, merawat serta menyajikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit
kerja.
Pusat arsip pemerintah propinsi DKI Jakarta adalah Kantor Arsip
Daerah Propinsi DKI Jakarta.
PUSMIDA
Pusat Administrasi Daerah adalah perangkat organisasi kearsipan
Pemerintah Propinsi DKI Jakarta, dalam hal ini Biro Umum.
RAK
BUKU (LEMARI TERBUKA)
Rak untuk menyimpan buku-buku di
perpustakaan atau unutk menyimpan odner sejenisnya.
RECORD
Jenis arsip inaktif yang sudah
menuruh nilai keguanannya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini
tidak terdapat di unit-unit kerja, tetapi akan sudah berada di unit kearsipan
organisasi yang bersangkutan.
REPRODUKSI
Penggandaan dokumen/arsip.
REPROGRAFI
Cetak
rekam dokumen/arsip sesuai dengan bentuk/format aslinya.
RESTORASI ARSIP
Memperbaiki
arsip-arsip yang rusak sehingga dapat digunakan dan dismpan untuk waktu yang
lebih lama lagi.
RETENSI
Suatu
kegiatan penentuan jangka waktu atau umur penahanan/penyimpanan suatu arsip,
karena masih mempunyai nilai guna.
RETRIKS
Alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga nilai nomor arsip dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
ROLL FILE TROLEY
Tempat
untuk menyimpan arsip yang dapat dengan mudah dipindahkan kerana mempunyai roda
dibawahnya.
RUBRIK
Berkas
arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah.
SATMINKAL
Satuan
Administrasi Pangkal yaitu organisasi perangkat daerah pembuat dan penerima
arsip/dokumen, penerima pelimpahan wewenang pelaksanaan tugas daerah dari
Gubernur Propinsi DKI Jakarta.
SENERAI ARSIP
Sarana
penemuan arsip berupa susunan hasil pemberian arsip statis dari sebagian
kelompok/khasanah arsip.
SENTRALISASI
Salah
satu system/azas penyimpanan sebagai lawan dari sistem penyimpan
desentralisasi, yaitu sistem penyimpanan arsip dinamis terpusat. Pengelolaan
dan penyimpanan dibebankan pada satu unit organisasi.
SERI
Kelompok arsip yang ditata berdasarkan
kesamaan jenisnya.
SIFAT ARSIP
1. Sifat arsip dinamis pada dasarnya tertutup,
oleh karena itu pengelolaan dan perlakukannya berlaku ketentuan tentang
kerahasiaan surat-surat.
2. Sifat arsip statis pada dasarnya terbuka,
namun bilaman Lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan menganggap harus
tetap dipegang kerahasiaannya, dapat tetap diberlakukan ketentuan tentang
kerahasiaan surat/dokumen.
SISTEM
Ialah
suatu totalitas yang mempunyai elemen atau unsure, komponen dan subsistem yang
satu dengan yang lainnya salaing berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi.
SISTEM ABJAD
Merupakan salah satu system penataaan arsip yang
digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman
pada peraturan mengindeks.
SISTEM FILING
Suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan
dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan dan pemeliharaan),
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan.
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
1. Mudah dilaksanakan
2.
Mudah dimengerti 3. Murah/ekonomis
4. Tidak memakan tempat
5. Mudah dicapai
6. Cocok bagi organisasi
7. Luwes
8. Dapat mencegah kerusakan
9. Mempermudah pengawasan
SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas
(Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994)
2.
Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak menggunakan buku
agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta
nomor 3 tahun 1976. 3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan Gubernur nomor 4 tahun 1976
4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984).
5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya.
6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 2989 tahun 1984)
SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)
Sistem penataan arsip berdasarkan tempat/lokasi, daerah
atai wilayah tertentu.
SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN
Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan
pemberian arsip.
SURAT PENTING
Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang
mengikat memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan
dalam waktu lama atau tetap (permanen) dan bernilai sejarah, hokum, ilmiah,
administrative, keuangan, politis dan sebagainya bagi instansi. Bila surat
tersebut terlambat pengurusannya atau hilang dapat menimbulkan akibat-akibat
yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran dan keberhasilan pekerjaan, dan
sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya.
SURAT BIASA
Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya
tindak lanjut. Jika surat tersebut terlampir pengurusannya ataupun hilang tidak
menimbulkan kerugian dan tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.
SURAT TERBUKA
Surat
yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas kearsipan.
SURAT TERTUTUP
Surat yang harus diterima oleh yang
bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul)
SURVEY ARSIP
Kegiatan
penelitian dan pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum
dilakukannya pentaan pada arsip inaktif-statis yang penataannya sudah tidak
berdasarkan penataan pada masa dinamisnya (arsip kacau).
SYARAT PETUGAS KEARSIPAN
1. Ketelitian
2. Kecerdasan 3. Kecermatan
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu memegang/meyimpan rahasia
8. Kesadaran dan tidak emosional
9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan
TANGGUNG JAWAB
Arsip
sesuai dengan Undang-undang yang berlaku menjadi wewenang dan tanggungjawab
Pemerintah. Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip, sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya berdasarkan perundingan atau
ganti rugi.
TEXTUAL
Arsip/Dokumen
yang berupa naskah tulis/ketik/cetak.
TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS
Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan
sekarang.
TRANSFER
Kegiatan
memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak digunakan
lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.
TRANSLITERASI ARSIP
Penyalinan
arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain.
TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA
Penyalinan
dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan.
TUGAS CABANG TATA USAHA
Membantu
pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha.
TUGAS INDUK TATA USAHA
1. Membantu/melaksanakan tugas-tugas setiap
unit Satminkal.
2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha.
UNIT KEARSIPAN
Unit
organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam
lingkungan suatu organisasi atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip
aktif juga sebagai pusat arsip inaktif.
UNIT PENGOLAH
Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan
fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan memanfaatkan arsip aktif.
VISIBLE
RECORD CABINET
Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan
kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau
baki kemudian tersusun dalam kabinet.
VERTICAL
PLAN FILING SYSTEM
Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan
untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang vertical (digantungkan).
WAJIB SERAH ARSIP
Satminkal/organisasi perangkat daerah wajib
menyerahkan dokumen, arsip inaktif/statis yang dikuasainya kepada Kantor Arsip
Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir
atau warkat beserta daftar isi.
WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA)
Organisasi pernagkat Daerah atau Satminkal
berkewajiban menyerahkan arsip/dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor
Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta.
- Arsip/dokumen yang diserahkan dalam bentuk
dosir atau warkat beserta daftar isinya yang berisi arsip/dokumen hasil
penyusutan dengan berpedoman pada Daftar dan Jadwal Retensi.
-
Setiap
penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda
-
Serah Terima
diproses dalam Berita Acara.
-
Penyimpanan
dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif/statis yang telah
diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah Propinsi
DKI Jakarta.
WARKAT
Kumpulan
arsip berdasarkan kelompok masalah.
WEWENANG ARSIP NASIONAL
Arsip
Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi
bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan.
WEWENANG DAN
TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
1. Sekretaris Daerah bertanggungjawab dalam
bidang administrasi kearsipan Pemerintah propinsi DKI Jakarta
2. Sekretaris Daerah bertugas mengawasi pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta.
3. Pusat Administrasi Daerah bertugas
mengkoordinasikan dan membina tehnis kearsipan Satminkal.4. Biro Umum bertindak selaku Pusminda
5. Satuan Administrasi Pangkal bertugas:
- Mengendalikan pengelolaan kearsipan
- Menyimpan arsip inaktif
- Memilah-milah arsip dalam rangka penyusutan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar